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Elektronische Unterlagen

 

Ebenso wie Papierdokumente sind auch elektronische Unterlagen nach einer bestimmten Frist dem Landesarchiv zur Übernahme anzubieten. Bei der Aussonderung elektronischer Unterlagen reicht es jedoch nicht aus, sich allein auf den Moment der Übergabe an das Landesarchiv zu konzentrieren.

Die Grundlagen für einen effektiven und sicheren Ablauf des elektronischen Aussonderungsprozesses müssen mitunter einige Jahre vorher gelegt werden. Insbesondere Fragen des mittel- oder langfristigen Datenerhalts in der Behörde, der Anbietung und Aussonderung elektronischer Akten bedürfen einer frühzeitigen Klärung, am besten bereits in der Planungsphase einer Systemeinführung. Daher sieht das Archivgesetz vor, dass das Landesarchiv bei der Planung, der Einführung und bei wesentlichen Änderungen von IT-Systemen in der Landesverwaltung grundsätzlich zu beteiligen ist (§ 3 Abs. 5 ArchivG NRW). Dies soll eine nachhaltige Sicherung von Datenstruktur und Datenqualität gewährleisten und zugleich die Kosten für notwendige Systemanpassungen und Datenmigration begrenzen.

 

Die aktenführenden Stellen tragen die Verantwortung dafür, ihre elektronischen Akten so aufzubereiten, dass sie über die gesamte Aufbewahrungsdauer benutzbar bzw. lesbar bleiben. Dazu müssen die Daten spätestens nach Abschluss ihrer inhaltlichen Bearbeitung in ein softwareunabhängiges, archivierungsfähiges Format konvertiert (migriert) werden.

 

Das Landesarchiv hat eine Auswahl von Dateiformaten benannt, die eine relative Langlebigkeit vermuten lassen (siehe Kasten rechts). Diese Archivformate sind verbindlich als Übergabeformate an das Landesarchiv zu nutzen (vgl. § 4 Abs. 3 ArchivG NRW). Im Falle der elektronischen Aktenführung werden die gleichen archivierungsfähigen Datenformate seitens des Landesarchivs für den Einsatz in der behördlichen Altregistratur empfohlen.

 

Die Umstellung auf elektronische Verfahren hat häufig eine Übergangsphase zur Folge, in der Hybridakten geführt oder Papierakten nachträglich digitalisiert werden. Um in dieser Phase eine vollständige Aktendokumentation zu gewährleisten, sind entsprechende organisatorische Maßnahmen nötig. Das Landesarchiv hat Informationen dazu in einer Handreichung zusammengestellt, die Sie ebenfalls auf dieser Seite finden.

 

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